Cuidados para fazer a destruição segura de documentos

A eliminação de documentos requer cuidados especiais. Há legislação específica para o assunto, portanto, uma análise criteriosa evitará dores de cabeça no futuro. Nem tudo que é antigo é lixo, mas pode-se guardar apenas o necessário. Em alguns passos, é ensinado como fazer a destruição segura de documentos e não ter preocupações com o acesso a informações sigilosas do negócio.

Cuidados para fazer a destruição segura de documentos

Guarulhos, SP 30/4/2020 – Quem guarda tudo não acha nada, mas, quem guarda com critério, encontra o que precisa!

A eliminação de documentos requer cuidados especiais. Há legislação específica para o assunto, portanto, uma análise criteriosa evitará dores de cabeça no futuro. Nem tudo que é antigo é lixo, mas pode-se guardar apenas o necessário. Em alguns passos, é ensinado como fazer a destruição segura de documentos e não ter preocupações com o acesso a informações sigilosas do negócio.

Em tempos de crise, redução de custos é a palavra de ordem, e espaço bem ocupado representa redução de custos. É possível redimensionar a equipe, aproveitando áreas que poderão ser utilizadas para uma nova necessidade, ou rescindindo o contrato de locação em caso de aluguel do espaço.

Ocupar bem os espaços é uma necessidade de todas as empresas, em especial as de menor porte, como as MICRO/PEQUENAS e MÉDIAS, que em geral dispõem de menos recursos financeiros. Frequentemente se deparam com a necessidade de utilizar os espaços para atender o armazenamento de sua produção, materiais, estoques, arquivo, mobiliário, e equipamentos.

No Arquivo Central das empresas/instituições a guarda excessiva e desnecessária de documentos contribui para a ocupação desordenada do espaço. É comum verificar-se a necessidade de um novo local para o armazenamento de documentos, o que certamente representa garantia de aumento de custos.

Uma das soluções para a redução deste volume de papéis e o automático aumento da capacidade de armazenamento é realizar a destruição segura, obedecendo a legislação específica para cada tipo de documento.

A ACERVO , presente no mercado de Gestão de Documentos desde 1993, poderá ajudar na análise e seleção dos documentos que poderão ser destruídos de acordo com a legislação. Esta experiência de 27 anos dará segurança para a empresa e capacitará a equipe para realizar a seleção com segurança e credibilidade, sem arrependimento posterior.

Abaixo, a lista de alguns cuidados para realizar a destruição segura de documentos, conforme a experiência da ACERVO :

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1- É importante envolver a Assessoria Jurídica e solicitar a relação de processos em andamento, isto evitará que documentos necessários sejam eliminados por falta de conhecimento do colaborador;

2- Elaborar uma Tabela de Temporalidade Documental (TTD) por departamento, definindo por quanto tempo cada tipo de documento deve ser guardado conforme a legislação;

3- Reunir a equipe e informar sobre qual é o objetivo da empresa, e dar orientações claras para seguir a TTD. Se algum documento não estiver relacionado, consultar a Assessoria Jurídica;

4- Definir com a equipe o melhor período para realizar a seleção dos documentos, de preferência pela manhã. É importante ressaltar que o trabalho realizado no sábado torna o processo inseguro; a experiência da ACERVO mostra que neste dia da semana o processo de análise é realizado pelo colaborador de forma muito rápida;

5- Colocar tudo que for identificado como para destruir em caixas e colar etiquetas “PARA DESTRUIÇÃO”. CDs, DVDs e DISQUETES devem ser separados;

6- Chamar a ACERVO, para fazer a coleta, transporte, destruição e fragmentação dos documentos de forma segura. É possível, inclusive, que o CLIENTE acompanhe o trabalho, fotografando e filmando. Após a destruição é emitido um Certificado de Destruição de Documentos, garantindo a segurança das informações do CLIENTE.

Os documentos destruídos são enviados para reciclagem em fardos prensados, garantindo ainda mais a segurança da informação, sendo, também, uma contribuição inestimável para a preservação do Meio Ambiente.

Website: http://www.acervo.com.br

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